英語のメール問い合わせに使えるフレーズ15選【件名から本文まで】

 

現在インターネット環境の改善で気軽に海外のサービスや商品を目にすることが多くなりました。

購入や利用を考えている方も多いでしょう。

ただ、お問い合わせをする、あるいは最初の連絡をするときに何から書いたらいいかわからない、どんな表現が正しいのか頭を悩ませているというかたも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、英語の問い合わせメールについて、注意点から、必ず押さえておくべき情報、そして使える表現まで合わせてご紹介していきます。

明日から利用してみてください。

 

英語でメール問い合わせするときに抑えること

まず最初に英語でメールを使った問い合わせをする際に気を付けておいたほうがいいこと、抑えるべきことについてご説明していきます。

この記事では主に買い物をする際の問い合わせについて説明しているので、例えば海外のショッピングサイトやebayなどオークションサイトあるいは個別のショップを利用するときにの参考にしてみてください。

気になったらとりあえず連絡をとる

一つ目は気になったら連絡を取るということです。

まず商品に関しては、単語の直訳だけでは意味がとりにくい場合が多いです。買ってみてこれはなかったということがないよう、気になったら聞いてみましょう。キャンセルに対応しているものも多いですが、実際のところ海外直送だと、送料がこちら持ちになったりと思わぬ負担が増える可能性があります。

また、海外の商品発送は佐川急便やヤマト宅急便など丁寧な仕事で知られる宅配便が多数ある日本に比べて、雑であったり、価格なみであることが多いです。

また基本的に日本のような相手を慮ったホスピタリティは期待しないほうがいいでしょう。何かあればこちらから連絡する、連絡しなければ相手からは何も来ないなんてこともあるのです

時間通りにつかないこと、場合によっては壊れているなんてこともあります。少しでも設定された期限よりも遅くなったりしたら、店に問い合わせをしてみることをおすすめします。

海外のショップで買い物をする際はとにかくこちらから動くようにしましょう。

 

内容は端的に

次に大事な点がメールの内容は端的に極力無駄な表現をはぶくということです。

ただでさえ、ネイティブ言語ではない英語、無駄な表現を盛り込むと意味がとりづらくなるほか、場合によっては全く訳の分からない文章になってしまうなんてことも。

単に要点を伝えるレベルであれば、テンプレートを、見てみたり、中学校レベルの簡単な英語の組み合わせで問題なく伝わります。

 

相手への気遣いをみせる

ただ、極力端的にといっても相手に配慮を欠いた高圧的、あるいは機械的な表現は避けたほうがいいでしょう。

特にクレームの連絡の際はこちらもつい感情的になりがちです。

つい言葉にとげが出てしまうとそれが、合図で不毛なやりあいになる、あるいは相手がこちらの連絡を無視してしまうなんてこともにもつながりかねません。

 

履歴はしっかり残す

そしてこれも大事です。

何かあったときにしっかり主張できるように、連絡の履歴はしっかり残しておきましょう。

仮にショップ側がしらばっくれたとしても、履歴があればそこから追及することもできますし、仮に何らかのミスがあればそこから確認することもできます。

例えば時差の都合でお互いに商品の発送や到着日時を勘違いしていたとしても、あらかじめ連絡が残っていれば、最終的にすり合わせることもできるでしょう。

 

英語の問い合わせメール必須要素

さてここまでは、英語で問い合わせメールを送る際のポイントをご紹介してきました。

次に、問い合わせメールを送る上で必須の要素をお伝えしていきます。

これさえしっていれば、後はテンプレートのようにフレーズを組み合わせるだけで、問い合わせ文面が作れるようになります。

まず初めに必要なのが当然ですが、件名です。こちらも要点を端的に表すようにしましょう。

例としては

inquiry about○○「○○に関して」

「inquiry」は、問い合わせ、照会という意味を持ちます。○○のところには商品名を入れるといいでしょう。

request for ○○「○○に関するお願い」

要求するという意味を持つ単語requestを使った表現です。

例えば先ほどご説明したように、発送が遅れているときに商品が発送されたか確認のお願い、あるいはキャンセルのお願いなど、多様な使い方ができます。

次に必要な情報が書き出しです。

ここでは簡単に問い合わせたい内容の要点や目的を述べましょう。

I am writing to ask about ○○（商品やサービス名）.「○○についてお伺いしたいことがあり、ご連絡しました。」

という意味になります。

このほかにも

I am interested in ○○「私は○○に興味があります。」

といった表現が一般的です。

次に必要なのが本文です。こちらでより詳しく例えば商品の特徴であれば、どういった大きさ、あるいは色のものがあるか、発送に関し手でいえば、ショップ側はいつまでに送ると言っていたがまだ届いていないなど具体的な内容を説明しましょう。

最後に、結びの言葉を乗せましょう。

手紙などと同じくregardを使うのが一般的です。

 

目的別英語の問い合わせメールに使えるフレーズ

さて次に、目的別で問い合わせメールに使うことができる表現を見ていきましょう。