ビジネスシーンで役立つ!英語で電話をかける時・受ける時のお決まりフレーズ


社内公用語に英語を採用する企業やインバウンド(*日本を訪れる外国人観光客)の増加、まもなくスタートする小学校での英語学習の必修化。日々の生活において英語はますます身近なものになり、英語で電話のやりとりをする機会も増えるかもしれません。お決まりのフレーズをおぼえて、いざというときにあわてないようにしましょう。

英語で電話を受ける時

まずは電話を受けた時によく使うフレーズを順番にご紹介していきます。ビジネスシーンにも役立ちますので、決まった型としておぼえておきましょう。

Hello. This is □□□. How may I help you?「こんにちは。□□□です。どういったご用件ですか?」

電話がかかってきた時は、「こんにちは」とあいさつをしてから、自分の名前を言います。(*個人の場合、セキュリティ面から名乗らないこともある) オフィスで電話をとるときは、“This is □□□,”と会社名を伝えた後、 “□□ speaking.”と自分の名前を名乗るのが一般的です。

あいさつは、“Hello.”ではなく、“Good morning.”や“Good afternoon.”でも問題ありません。ビジネスシーンであれば、“Thank you for calling.(お電話ありがとうございます)“でもよいでしょう。

 

May I have your name, please?/ May I ask who’s calling, please?「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」

電話の相手が誰かを確認する時によく使うフレーズです。

もし相手の名前が聞き取れなかった時は、あわてずに“May I have your name again, please?(もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか)”と聞き直しましょう。それでもわからない場合は、“How do you spell your name?(お名前のスペルを教えてください)”と言って、アルファベットを1文字ずつ確認しましょう。

“Who is this?(あなたは誰ですか?)” “What’s your name?(あなたのお名前は?)”と同じ意味ではありますが、英語では“May I ~?”と言うことで、より丁寧な表現になります。相手に失礼のないよう、特にオフィスで受ける電話では、より丁寧な言葉を使うように心がけましょう。

 

I’m afraid you have a wrong number.「電話番号をお間違いではないでしょうか。」

相手が電話をかけ間違っていることに気が付いた時、英語ではこのように言うのがお決まりです。“I’m afraid ~.”は「残念ながら(あいにく)~です。」という意味のフレーズで、ビジネスシーンでは、“I’m sorry ~.”ではなく、こちらを使用するのが一般的です。

 

I’ll put you through to ~.「~におつなぎいたします。」

電話を自分以外の人につなぐ時に使う英語表現です。人物名に限らず、オフィスでは特定の部署につなぐ際にもこちらのフレーズを使います。同様に“I’ll transfer you to ~.”という言い方もあるので、両方おぼえておくとよいでしょう。

 

Could you hold a second, please?「少々お待ちくださいませ。」

“Just a moment, please.”と同じ意味のフレーズです。どちらを使っても、もちろん意味は通じますが、オフィスシーンでは“Could you ~?”を使って、より丁寧に言う方がベターです。

 

オフィスで役立つフレーズ

ビジネスシーンの電話応対では、さまざまなケースが想定されます。うまく電話を取り次ぐことができればよいのですが、担当者不在などでスムーズにいかないことも。そのような時に役立つフレーズをご紹介します。

□□ is not available right now.
「ただ今□□は電話に出ることができません。」

□□ is out of the office right now, and will be back in two hours.
「ただ今□□は外出中です。2時間後に戻ります。」

□□ is on another line right now.
「ただ今□□は他の電話に出ております。」

□□ is in a meeting right now.
「ただ今□□は打合せ中です。」

□□ is not in today. / □□ has left the office.
「□□は本日不在です。/□□はすでに帰宅いたしました。」

Would you like to leave a message?
「伝言を承りましょうか。」

Shall I have □□ call you back? / Would you like □□ to call you back?
「□□から折り返しお電話するようにいたしましょうか。」

※英語表現では、人物名が一度出た後は、“She”または“He”と言い換えます。
(□□部分には、“She / He”または“her / him”が入ります)