ビジネスで使える英語の電話対応フレーズまとめ

ビジネス場面で英語がかかっていること現在ではそう珍しいことではありません。実際のところ会話で使う表現はそれほど難しくはないでしょう。しかしながら、いきなりかかってきたら緊張してしまいますよね。

この記事ではそんな急な英語での電話対応に使うことのできる表現や英語で電話対応をするうえで気を付けておくべき点をまとめてご紹介していきます。

ビジネス場面の電話で英語を使う際の注意点

まずは注意すべき点を見ていきましょう。単純に要点をうまく理解できないだけでなく、場合によっては以下の点に気を付けていないと先方に不快な思いをさせてしまう可能性もあります。

はっきりしゃべり要点を相手に伝える

まず、一番大事な部分です。相手から連絡を受けたら、とにかくはっきり、そしてゆっくりしゃべりましょう。伝達ミスや齟齬を防ぐためです。ネイティブ話者でない日本人の場合はゆっくり過ぎるくらいでも十分かと思います。

また、仮にわからなかったとしても、わからない、で終わらせる、また単純なフレーズのやり取りで終わらせるのではなく、次に何をするのかしっかり要点を伝えるようにしましょう。

よくあるのが、「I can`t speak　English」といって、そのまま電話を放置してしまうもの。これでは相手方は次にどうしたらいいかわかりません。しっかりと簡単な言葉でもいいので、例えば英語がうまくわからないので他の英語話者に取り次ぐなど対応をしっかり相手方に伝えましょう。

わからない場合は相手にちゃんと伝える

これも重要です。先ほど言ったように、とにかく自分の状況をちゃんと伝えましょう。もしわからないのであれば、聞き替えすことも大事です。相手の口調が早く聞き取りづらい場合も十分にあり得ます。落ち着いて、冷静に判断しましょう。

また、どうしても会話に難がある、聞き取れないという場合ははっきりと相手に伝えることも大事です。その場合には先ほども説明したように、理由と英語が話せる人間に取り次ぐということをしっかりと伝えましょう。

もしうまくフレーズが頭に浮かばない、頭が真っ白になってしまったという場合は相手の伝えてフレーズを反復してみる、あるいはsorryでもいいのでわからないというニュアンスを伝えるようにすることが大切です。

メモをしっかり取る

またビジネス場面では当たり前のことですが、メモも忘れずにとっておきましょう。英語に限らず、異なる言語の場合ちょっとした違いが大きなミスに発展してしまう可能性も十二分にあり得ます。

自分は本格的に対応せず、別の人間に取り次ぐという場合でもしっかりとメモをとっておきましょう。補足で例えば相手方の名前や商材など重要なを聞く際にはしっかりスペルを確認しておくことも重要です。

日本人には聞き取りづらいあるいは他のアルファベットと区別がつきづらいものも多々あります。英語にはフォネティックコードと呼ばれる便利なものがあります。通話時のミスを防ぐために、アルファベットごとに対応する単語を割り振ったものです。

不安が残る場合には、このフォネティックコードを利用しその都度確認をとるといいでしょう。英語を日常的に使う可能性があるという職場の場合はパソコンやご自身のデスクに貼っておくのがおすすめです。

挨拶や表現の丁寧さに気を配れるとなお良い

英語の場合、ビジネス場面での簡単な電話の場合要点のみを伝えるものも多いです。それは応答する相手でも、電話を掛けた相手でも一緒です。ただ、やはりビジネス相手にできるだけいい印象を持ってもらいたいもの。余裕がある場合はかかってきた際の挨拶をしっかりする、could you やmay iなどの丁寧な表現をできる限り使うようにするよう心がけましょう。

それでは実際のビジネス場面で使える英語の電話応対フレーズを場面別にご紹介していきます。