【英語の手紙の書き方】ビジネスで使える例文と正しい書き方まとめ

外資系企業にエントリーする際に必要な英文履歴書及びカバーレター(*送付状)、海外企業に送る手紙など、ビジネスシーンでは基本マナーを守って作成するスキルが求められます。

また、友人に送るプライベートな手紙であっても、きちんと書けるにこしたことはありません。英語の手紙の書き方とよく使われるフレーズをマスターしましょう。

 

英語の手紙の基本的な書き方

英語の手紙には、基本的なフォーマットがあります。それを知らないと、手紙を受け取った相手から“常識を知らない人”と思われることも。ビジネスにおいては、“ビジネスマナーを知らない人”という印象を与え、その後の取引などに影響が出る可能性も否定できません。基本的な書き方を覚え、マナーを身に付けておきましょう。

一般的に、英語で手紙を書く時に必要な基本項目は以下の5つです。

– 手紙を書いた日付
– 相手の名前を呼びかける
– 本文
– 結び
– 署名

それでは各項目を1つずつ見ていきましょう。

 

1. 手紙を書いた日付

英語の手紙では、最初に書いた日付を記入します。

日付の書き方には、アメリカ式(月・日・年)とイギリス式(日・月・年)の2パターンがありますが、どちらを使用しても問題ありません。

【例】
– アメリカ式: June 12, 2017、6/12/2017
– イギリス式: 12 June 2017、12/6/2017

月を単語で表記する場合、“Jan”、“Dec”のように省略するのはNGです。

 

2. 相手の名前を呼びかける

次に、「~さん」といったように、手紙を書いている相手に呼びかけをします。

“Dear □□□(相手の名前)”と書くのが一般的です。ファミリーネーム(*苗字)の場合は、敬称(Ms./Mr.など)を付けましょう。

【例】
– Dear John (親愛なるJohnへ)
– Dear Ms. Brown (親愛なるBrownさんへ)

女性の場合、“Miss(*未婚女性に使用)”・“Mrs. (*既婚女性に使用)”という敬称もありますが、未婚・既婚を問わず使用できる“Ms. ”を使うのがマナーとされています。

ただし、普段から“Miss”または“Mrs.”を付けて名前を呼んでいる人であれば、その通りに敬称を付けましょう。

 

3. 英語の手紙【書き出し】

日付、相手の名前の次は、手紙の本文です。

日本語で手紙を書く場合と同じで、英語の手紙でも、いきなり本題に入らず、あいさつから始めます。

【例】
– Hello. (こんにちは)
– How are you doing? (お元気ですか?)
– It’s been a long time.  (お久しぶりです)

英語の手紙でよく使われるフレーズは、後の項でご紹介していますので、本文を書く際の参考にしてください。

 

4. 英語の手紙【結び】

本文を書き終えたら、日本語の「敬具」などにあたる結びの句を添えましょう。以下が結びによく使われるフレーズの例です。

【例】
– Sincerely, / Sincerely yours, (敬具)
– Best wishes, (ご多幸をお祈りします)
– Love, (愛をこめて)

結びの句は、最初のアルファベットを大文字で書き、単語の最後に“,(カンマ)”を付けます。文章の場合は“.(ピリオド)”で構いません。

 

5. 署名
手紙の最後は、自分の署名を入れます。タイプした手紙であっても、署名だけは手書きをするのが一般的です。英語の手紙のレイアウトは基本的に左寄せですが、以上の5つの項目のうち、

– 手紙を書いた日付
– 結び
– 署名

の3つは右寄せで書くスタイルもあります。

 

英語の手紙書き方【ビジネスレターの場合】

ビジネス向けの英語の手紙も、一般的な手紙を書く場合の流れとほぼ同様です。ですが、ビジネスシーンでは、個人対個人のやりとりであっても、実際は会社同士のやりとりということになります。そのことをよく頭に入れた上で、作成するようにしましょう。

ビジネスレターに必要な項目は以下の通りです。

– レターヘッド
– 手紙を書いた日付
– 宛名
– 相手の名前を呼びかける
– 本文
– 結び
– 署名
– 同封物の記載など

また、すべて左寄せで作成するのが基本です。

こちらも各項目を1つずつ見ていきましょう。

 

1. レターヘッド

英語のビジネスレターでは、ヘッダーに送り主の情報を記載します。(自分の名前以外の、会社ロゴ、会社名、住所、電話番号、FAX番号、URL、E-mailアドレスなど)

【例】
(LOGO) □□□□
(Company name) □□□□□
(Address) □□□□□□□□
TEL □□□□□□□□□□
FAX □□□□□□□□□□
URL □□□□□□□□□□
E-mail □□□□□□□□□

英語の住所表記は日本語と逆に、番地→市町村→国といった順になるので、注意しましょう。

【保存版】英語での住所の書き方マニュアルとよくあるQ&Aまとめ

 

2. 手紙を書いた日付

レターヘッドの下には、日付を入れます。表記の方法は、一般的な手紙の書き方と同じです。

書類が無効となってしまわないように、日付は必ず入れましょう。

 

3. 宛名

手紙を送る相手に呼びかけをする前に、相手の情報を記載します。(相手のフルネーム、役職名、部署名、会社名、住所)

名前には敬称(Ms./Mr.など)を付けることを忘れないようにしましょう。

【例】
Mr. John Brown
(Position) □□□□□□□□□
(Department) □□□□□□□
(Company name) □□□□□
(Address) □□□□□□□□□

 

4. 相手の名前を呼びかける

一般的な手紙を書く時と同様に、英語のビジネスレターでも、“Dear(親愛なる)”で始め、敬称(Ms./Mr.など)+相手のフルネームを書きます。宛名に既にフルネームを記載しているなど、相手が特定できる場合は、フルネームではなく、ファミリーネームだけでも問題ありません。

【例】
Dear Mr. John Brown / Dear Mr. Brown (親愛なるJohn Brownさまへ/ 親愛なるBrownさまへ)

特定の人物宛てではなく、名前が不明などの場合は、「ご担当者さまへ」とします。英語では、“Dear Sir or Madam” または “To whom it may concern”と表現します。

 

5. 本文

ビジネスレターには余分なあいさつは不要です。本文の最初では、まず手紙を書いた目的や理由を述べ、すぐに本題に入るようにします。

詳細を伝える際もできる限り簡潔に延べ、適宜改行や段落分けを行い、相手が読みやすくなるような工夫も必要です。

本文を書く前に“Subject(件名)”を入れ、手紙が何について書かれているものなのか、一目でわかるようにしても構いません。

 

6. 結び

英語の手紙でも、ビジネスレターに使用する結びの句は、カジュアルな表現になり過ぎない、フォーマルなものを使用しましょう。

よく使用されているのが、Sincerely, / Sincerely yours, といったフレーズです。

 

7. 署名

タイプすることが原則のビジネスレターですが、署名は手書きで行います。また、手書きの署名の下部に、自分の氏名、役職名、部署名などをタイプします。

 

8. 同封物の記載など

同封物などの特記事項がある場合は、手紙の最後に記載します。

外資系企業にエントリーする際に提出する英文履歴書に付けるカバーレターには、履歴書が同封してあることを記載するのを忘れないようにしましょう。

【例】
Enclosure: Resume  (同封物:履歴書)

同封物が複数ある場合は、“Enclosures”と複数形にします。“Enclosure”のほかに、“Attachment”という単語も使われます。

 

英語の手紙で使えるフレーズ例文

終わりに、英語の手紙の中でよく使われる書き出しと結びのフレーズをいくつかご紹介します。

英語の手紙【挨拶・書き出し】

– Hi,/Hello, (やあ/こんにちは)
– What’s up? (どう?)
– How are you? (お元気ですか?)
– How have you been doing? (どのように過ごしていますか?)
– How is everything going? (調子はどうですか?)

– Hello. My name is ~. (こんにちは 私は~です)
– Thank you for your inquiry. (お問合せ頂きまして、ありがとうございます)
– Thank you very much for your application for ~. (~にお申し込み頂きまして、ありがとうございます)
– The reason why I’m writing this letter is ~. (~という理由で手紙を書いています)
– This is to confirm ~. (~を確認しております)

 

英語の手紙【結び】

– Many thanks. (ありがとう)
– With lots of love, (愛をこめて)
– Your friend, (あなたの友人)
– Take care, (元気でね)
– See you. (またね)

– Best regards, (よろしくお願いいたします)
– Please give my best regards to ~. (~さんによろしくお伝えください)
– Please keep in touch. (今後ともお付き合いのほどよろしくお願いいたします)
– Please take care of yourself. (お体ご自愛ください)
– I’m looking forward to hearing from you. (お返事をお待ちしております)

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
特にビジネスシーンにおいては、ライティングスキルの高さで評価が決まることも。
“できる人”と印象づけるためにも、たかが書類1枚と気を抜かずに、マナーを守ってきちんと作成しましょう。

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