英語の手紙はどう書く?ビジネスで使える英文レターの書き方と例文


外資系企業にエントリーする際に必要な英文履歴書及びカバーレター(*送付状)、海外企業に送る英文レターなど、ビジネスシーンでは基本マナーを守って作成するスキルが求められます。

また、友人に送るプライベートな手紙であっても、きちんと書けるにこしたことはありません。英語の手紙の書き方とよく使われるフレーズをマスターしましょう。

 

英文レターの基本的な書き方

英文レターには、基本的なフォーマットがあります。それを知らないと、手紙を受け取った相手から“常識を知らない人”と思われることも。ビジネスにおいては、“ビジネスマナーを知らない人”という印象を与え、その後の取引などに影響が出る可能性も否定できません。基本的な書き方を覚え、マナーを身に付けておきましょう。

一般的な手紙の場合

一般的に、英語で手紙を書く時に必要な基本項目は以下の5つです。

– 手紙を書いた日付
– 相手の名前を呼びかける
– 本文
– 結び
– 署名

それでは各項目を1つずつ見ていきましょう。

 

1. 手紙を書いた日付
手紙の最初に、書いた日付を記入します。

日付の書き方には、アメリカ式(月・日・年)とイギリス式(日・月・年)の2パターンがありますが、どちらを使用しても問題ありません。
【例】
– アメリカ式: June 12, 2017、6/12/2017
– イギリス式: 12 June 2017、12/6/2017

月を単語で表記する場合、“Jan”、“Dec”のように省略するのはNGです。

 

2. 相手の名前を呼びかける
次に、「~さん」といったように、手紙を書いている相手に呼びかけをします。

“Dear □□□(相手の名前)”と書くのが一般的です。ファミリーネーム(*苗字)の場合は、敬称(Ms./Mr.など)を付けましょう。
【例】
– Dear John (親愛なるJohnへ)
– Dear Ms. Brown (親愛なるBrownさんへ)

女性の場合、“Miss(*未婚女性に使用)”・“Mrs. (*既婚女性に使用)”という敬称もありますが、未婚・既婚を問わず使用できる“Ms. ”を使うのがマナーとされています。

ただし、普段から“Miss”または“Mrs.”を付けて名前を呼んでいる人であれば、その通りに敬称を付けましょう。

 

3. 本文
日付、相手の名前の次は、手紙の本文です。

日本語で手紙を書く場合と同じで、英語であっても、いきなり本題に入らず、あいさつから始めます。

【例】
– Hello. (こんにちは)
– How are you doing? (お元気ですか?)
– It’s been a long time.  (お久しぶりです)

英語の手紙でよく使われるフレーズは、後の項でご紹介していますので、本文を書く際の参考にしてください。

 

4. 結び
本文を書き終えたら、日本語の「敬具」などにあたる結びの句を添えましょう。以下が結びによく使われるフレーズの例です。

【例】
– Sincerely, / Sincerely yours, (敬具)
– Best wishes, (ご多幸をお祈りします)
– Love, (愛をこめて)

結びの句は、最初のアルファベットを大文字で書き、単語の最後に“,(カンマ)”を付けます。文章の場合は“.(ピリオド)”で構いません。

 

5. 署名
手紙の最後は、自分の署名を入れます。タイプした手紙であっても、署名だけは手書きをするのが一般的です。英語の手紙のレイアウトは基本的に左寄せですが、以上の5つの項目のうち、

– 手紙を書いた日付
– 結び
– 署名

の3つは右寄せで書くスタイルもあります。

 

ビジネスレターの場合

ビジネス向けの英文レターも、一般的な手紙を書く場合の流れとほぼ同様です。ですが、ビジネスシーンでは、個人対個人のやりとりであっても、実際は会社同士のやりとりということになります。そのことをよく頭に入れた上で、作成するようにしましょう。

ビジネスレターに必要な項目は以下の通りです。

– レターヘッド
– 手紙を書いた日付
– 宛先
– 相手の名前を呼びかける
– 本文
– 結び
– 署名
– 同封物の記載など

また、すべて左寄せで作成するのが基本です。

こちらも各項目を1つずつ見ていきましょう。