英語のビジネスメール必須要素6つと使える表現30選

英語でビジネスメールを送る際に気になる、何から始めたらいいのか、何を書けばいいのかこの記事では、注意点も踏まえお伝えしていきます。

これからお仕事で英語を使う、そんな方はぜひ読んでみてください。

 

英語でビジネスメールを送るときの注意点

まずは注意点から見ていきます。以下の点には十分に注意しましょう。

 

できるだけ短く伝える

英語でのビジネスメールの場合、できるだけ、簡潔に要点を伝えるようにしましょう。よほど親しい間柄ではない限り、無駄な内容は極力省いたほうが相手の時間を奪わずに済みます。

日本語的な発想だと少し雑なのではないかという程度でも問題ないでしょう。

ただ、ある程度親しい間柄、例えば継続してお仕事をしている、社内の人間であるという場合には多少仕事の要点以外の情報を加え少し親しみやすい文章を作るのも大切です。

 

否定表現はなるべく使わない

英語のビジネスメールでは相手に悪い印象を与えないようになるべく否定表現を使わないようにしましょう。英語に限らず西洋諸言語ではいい、悪いは日本語のようにあいまいではありません。

ちょっとした言葉遣いでビジネスがうまくいかない可能性すらあります。

また、単純にno やnotなど直接的な否定表現はかなり強いニュアンスを持っており、ビジネス場面で多用すると相手に高圧的な印象を与えてしまうのです。

どうしても否定表現を使わなくてはならない場合はno notといった直接的な表現を使うのではなく、not be able toなど少し遠回しな表現を使うのが適切です。

 

省略系は極力使わない

省略系も同様に、多用すると雑な印象を相手に与えます。できるだけ、使わずに

I am

I can`tといった形で、記載するようにしましょう。

 

見た目に気を遣う

4つ目、メールの見た目に気を使いましょう。要するに一目で見て段落、文章の頭、そして構成がわかるように気を使いましょう。日本でも同じことですが、ビジネスの場合、時間に追われていて、なかなか文章すべてに目を通すことが難しい場合があります。

英語ではビジネスメールにはこれからご説明する5つの構成要素があるので、視覚的に把握しやすいのですが、例えば段落ばめちゃくちゃ、大文字にするべきところがちゃんとできていない、文章の区切りがわかりづらいなどの問題がある場合読み手を混乱させてしまう可能性があります。

まずは基本的な文章の表記ルールを間違えない、そして最終的に構成が見やすいかどうか確認しましょう。

当然のことではありますが、母国語以外の言葉でいきなりやると難しいでしょう。文章を書き終わった後は、黙読してみる、パット目を通すなど今一度確認するようにしましょう。

それでは、次に英語のビジネスメールで使える表現を5つの構成要素ごとにご紹介していきます。

 

英語のビジネスメール必須要素6つ

英語のビジネスメールは以下の5つの構成要素で構成されています。上から順番に用意していけば、体裁は整うので、何を書いたらいいかわからないという方はまずはこの構成要素を参考にしてみてください。

1. 件名
2. 挨拶＋宛名
3. 感謝の言葉
4. 目的、要件
5. 締めの言葉
6. 結び

さてそれでは各要素別に表現を見ていきましょう。

 

件名

まずは件名です。先ほどの注意事項でご説明したように、件名もできるだけ簡潔にかつ分かりやすくするようにしましょう。

また、注意点として、件名の場合は前置詞以外は基本的に全ての単語、大文字でスタートします。

Schedule Confirmation of Interview for July 30th 7月30日インタビューのスケジューリングに関して

例分

Inquiry about New Product　新商品についての問い合わせ

Inquiry about Price. 価格に関するお問い合わせ

Inquiries about the contents.　コンテンツ内容に関するお問い合わせ

Request for Payment.　お支払いのお願い

Thank You for Your Visit on September 29th. 9月29日のご来社ありがとうございました。

 

宛名+挨拶

次に必要なのが簡単な挨拶と宛名です。簡潔なものでよいですが、自身が何者かを相手方に伝えるために記載しておきましょう。

宛名

宛名はビジネスメールの場合基本はdearなどの敬称を付けるのが一般的です。相手方の名前がわかっている場合はdearを使い

Dear Mr/Ms. Tanaka　田中様へ

と表現するのが一般的です。もし男性か女性かがわからない場合は、上記の表現をそのまま使っても問題ありません。

同僚や友人など、親しい間柄であれば敬称を付けずに直接名前を記載しても問題ありません。

また、一点注意点があります。それは,MrあるいはMsという敬称を使う場合アメリカ英語とイギリス英語で書き方に微妙な違いがあるということです。

アメリカ英語の場合はDear Mr.と敬称の後にピリオドを付けますが、英語圏の場合はピリオドを付けずそのままスペースを使います。

宛名を書く際に相手が特定の人物でない、部署や会社そのものであったりする場合は

Dear human resource department. 人事部御中

また、案件の対応者が誰なのか全くわからない場合には、

To whom it may concern. 関係者殿という表現を使うのが一般的です。

宛名が書き終わったら挨拶を書きましょう。

 

挨拶

挨拶では簡単に自分が何者なのか自己紹介をしましょう。プロジェクトが複数人にわたる場合は同僚や部下、上司の名前も、また事前に相手方から連絡があったものに対する返答の場合は合わせて感謝を相手に伝えるようにしましょう。

自己紹介例文

My name is Yoshio Takahashi and I am responsible for human development at Nexseed.

たかはしよしおと申します。nexseedで人材開発に携わっております。

My name is Yoshio Takahashi and I work at Nexseed

nexseedにつとめております。たかはしよしおと申します。

My name is Yoshio Takahashi and we met last symposium.

以前シンポジウムでお会いしたたかはしよしおと申します。

プロジェクトなどでほかの人物も紹介したい場合はこの後に、I would like to introduceといった表現を使い

上司、同僚、部下、の順番で紹介していきましょう。この辺の順番は日本とあまり変わりはありません。

また、知己の相手である、すでに仕事を行っているなど自己紹介の必要がない場合は冒頭に以下のような表現を使うとよいでしょう。

How are you~ お元気ですか？

How is the ~ project going~ ~プロジェクトはいかがでしょうか。

さて、次に感謝を伝えたいときに使える表現を見ていきましょう。

 

感謝を伝えるときに使える表現