英語でビジネスメールを書く時の注意点とコピペで使える例文20選

現代は、ビジネスの世界はグローバル化しており、日本の企業に勤めていても英語でビジネスメールを書くことがあります。また、海外で働きたいと思っているなら、絶対に身につけておきたいスキルではないでしょうか。

そこで、英語でビジネスメールを書くときの基本的なポイントとすぐに使える表現を20紹介します。

 

英語でビジネスメールを書くときの注意点

まずは英語のビジネスメールで使える表現を紹介する前に、英語のビジネスメールを書くときの注意点を紹介します。まずは、英文メールは半角で行ないます。そして、フォントやレイアウトはシンプルにしましょう。また、一文が長すぎないように気をつけます。それぞれの理由を説明します。

英文メールは半角にしよう

ビジネスメールを英語で書くときに関わらず、英文でメールを書くときには半角で打ち込みましょう。Eメールはインターネットの様々なシステムを通じて届きます。日本で使われている文字コードと世界の各国で使われている文字コードは違うことがあるため、全角で記入すると、文字化けしてしまうことがあります。それで、文字化けを防ぐためには半角で記入する必要があります。

 

フォントやレイアウトはシンプルに

また、Eメールではフォントやレイアウトの情報は送られません。相手がどんな機種を使い、どんな形式に対応しているかによって見え方が違ってきます。それで、フォントはよく使われるものにし、レイアウトはシンプルにしましょう。

 

1文は長すぎないようにする

これは英語のEメールに限らず、日本語のEメールでも同じことがいえますが、1文は長すぎないようにしましょう。1文が長いデメリットは、言いたいことが伝わりにくいことです。

さらに、相手のパソコン上の見え方も1文が長いと、次の行に文が繰り越されるために大変読みづらくなります。

 

英語は省略しない

「wanna」や「gonna」など口語の表現を使わないことはもちろんですが、ビジネスメールでは「I’m」なども「I am」と省略しないで記します。

 

ネガティブな表現は避ける

ビジネスメールでは、相手の要求に応じられないときにも、「can not」や「don’t」は避けるのが普通です。「I am sorry to tell you that~」や「I regret to tell you that~」、「I am afraid that~」などを使って言い換えましょう。

 

Eメールの基本的なこと

ここからは英語でEメールを書くときに覚えておきたい基本的なことをお伝えします。

To

「To」は宛先です。受信者のEメールアドレスを入力するところです。

 

Cc

「Cc」はCarbon Copyの略です。Carbon Copyは日本語で複写のことです。情報を共有した方が良い方に一緒に送るときに使います。Toの部分に主に送りたい方のEメールアドレスを入力し、Ccの部分に情報を共有したい方のEメールアドレスを入力します。

メール本文の最初のところに受診者を記しますが、その下にCc○○のように情報共有する人が誰なのかわかるようにするのがマナーです。

 

Bcc

「Bcc」はBlind Carbon Copyの略で、Bccに入力されたEメールアドレスは受信者には、表示されません。ですから、多くの方にEメールを一斉送信するさいに使われます。

 

Subject

「Subject」は件名のことです。会社には多くのEメールが送られてくることが考えられます。かならずSubjectには入力しましょう。また、Subjectが長いと、表示するときに切れて全てが表示されません。Subjectも短くしましょう。

 

英語のビジネスメールの基本的な構成

まずは受診者の名前を記します。会社名や会社の住所を記す場合もあるでしょう。受信者の前にはDear Mr.(Ms.)と記します。直訳すると「親愛なる○○さん」となりますが、日本の拝啓みたいなものです。

それから、ビジネスメールの本文ですが、これも日本語でビジネスメールを書くときと大きな違いはありません。最初の段落は挨拶を書いて、そのビジネスメールの目的も記します。その次の段落で、提案、要求、クレームなどビジネスメールの目的の内容も伝えます。

そして、最後の段落では感謝の言葉か、あるいは対応してもらいたいこと、補足事項などを記します。そして自分の名前を最後に記します。自分の名前の前にはSincerelyなどを入れます。これは日本語で「心から」という意味ですが、日本語のビジネスメールで使う敬具やかしこと同じようなものです。

 

例えば以下のようになります。

 

Subject: Request for a quotation ”ABC”

ABCの見積もり依頼の件

Dear Sir or Madam,

ご担当者様

This is my first time to send e-mail to you.

初めてメールいたします。

My name is Hiroshi Nakamura, working for XYZ Co., Ltd.

わたしは中村ひろしと申しまして、XYZ社で働いています。

I am writing to request an estimate because we are interested in your product, ABC.

わたしたちは貴社のABCに関心をもっており、見積もりを送っていただきますようお願いいたします。

Please let me know the price and minimum order.

どうか価格と最小注文数をお知らせください。

I look forward to hearing from you.

お返事お待ちしています。

Sincerely,

心から

Hiroshi Nakamura

中村ひろし

 

すぐに使えるビジネスメールでの英語表現

ここからはすぐに使えるビジネスメールでの英語表現を紹介します。