急な依頼でも安心。英語で議事録を書くために最低限覚えておくべき文章

みなさんは、英語の会議に参加したことがありますか？

ただでさえ不慣れな英語で、何かを議論するのは難しいことですが、事前準備を万全にして何とか頑張りたいですよね。

特に、議事録は後々会議の内容を振り返るのに重要な資料となりますので、しっかりとまとめ上げたいところです。

そこで今回は、英語の議事録の書き方についてご紹介してみたいと思います。

 

「議事録」って英語で何て言う？

minutes：議事録

“minute”と聞くと時間を表す時の「分」だと思いがちですが、実はこの単語には「議事録」という意味もあります。

他の表現に置き換えるようなケースも無いため、この単語でしっかりと覚えてしまいましょう！

会議が始まる時点で書記の担当が決まっていなかった場合は、”I’ll take the minutes.（私が議事録を取ります。）”と言えば積極性が評価されることでしょう。

 

実際に英語で議事録を作ってみよう

それでは、実際に自分が議事録を作る場合を想定して、ひな型に沿った書き方を確認していきましょう♪

①会議を開催する会社名、組織名（Name of organization.）

まずは、どのグループ（組織）で会議を行っていくかを記載していきます。

「うちの会社に決まってるじゃん！」と思うかもしれませんが、基本的なことからあえて記載していくのが議事録です。

部内・課内の会議の場合はなおさら、後で振り返った時分かるように会議を行う組織を明確にしておきましょう。

 

②会議の種類（Type of meeting）

定例的に行われている会議なのか、特別会議なのかなど、会議の種類や名前を記載しておくと分かりやすいです。

 

③日時、場所 (Time and Place)

開催された日時と場所を書きます。

いざ書くとなると迷うかもしれませんが、以下のように分かるように書いておけば問題ありません。

例）2018-07-08 15:00-16:00 in meeting room B（2018年7月8日 15-16時 会議室Ｂにて）

※”meeting room”は、略称で”mtg room”としても通じます。

 

④会議の主催者名、書記名 (Chairman, Secretary)

誰主導で集まることになった会議なのか明確にするとともに、書記をしているあなたの名前も明確に記しておきます。

例）Meeting called by: John / Minutes by: Lisa（主催者：ジョン／書記：リサ）

“meeting called by～”とすることで、「だれに呼ばれて集まったか」といったニュアンスにすることができ、「主催者」を表すことが出来ます。

 

⑤参加者名と不参加者名（List of attendees and absentees）

議事録の結果に誰の意見が反映されているかはとても重要な点です。

どの部署の人が来たかも明らかにしておくとより分かりやすいでしょう。

例）Attendees：Ayako, Bob and John from Human Resources, David and Lisa from General Affairs

（出席者：人事よりアヤコ、ボブ、ジョン、総務よりデヴィッド、リサ）

Absentees：Yuka from Human Resources

（欠席者：人事ユカ）

※念のためここで、主な部署名もチェックしておきましょう！

営業部　Sales Department
経理部　Finance Department/ General Accounting Department
企画部　Planning Department
購買部　Purchasing Department
広報部　Public Relations Department

「部署」の英語表現と関連表現28選！英語で部署紹介できるようになろう！

 

⑥会議の目的 (The purpose of the meeting)

会議において最も大切な目的の欄ですね。

司会者が初めに必ず説明するはずですので、しっかりと聞き取って記載しておきましょう。