仕事が遅い人はタスク管理が原因？エンジニア流最強メソッドで効率化！

タスク管理、できていますか？時間に追われる日々、続いていませんか？「仕事が遅い」と言われて悩んでいませんか？

もっと早く仕事が終われたら、勉強、家族、恋人に時間を使うことができます。

もちろんそんなこと知っている、という方も、果たしてそのタスク管理の知識を実行に移せていますか？

今回は、弊社現役エンジニア講師が実践している「エンジニア流最強タスク管理メソッド」をご紹介いたします。フリーランスとして修行を積んだ彼のノウハウを盗みましょう。

これからご紹介する内容は、彼が隠し持っていた、タスク管理ノウハウの資料を強引にコピーしたものをベースにしています。

「仕事が遅い」と言われて悩んでいる方必見です！

 

エンジニア流最強タスク管理メソッド

タスク管理メソッドではありますが、そこはエンジニアらしく、業務効率化という部分にも着目した「すべての仕事」に応用できるものも多いです。

また、読み終わってからすぐに実践できるように、HowTo化しています。是非参考にしてみてください。

 

タスク管理メソッドその1：目標の視える化

まずは、自分の仕事内容のゴールを定量的に理解しましょう。

ビジネスの世界では、「定性的・定量的」といった言葉をよく聞きます。

定性的

定性的とは、性質や、ざっくりとした印象、特徴のこと。

「最近は〇〇がよく売れています」これは、定性的な報告の例です。

定量的

定量的とは、数字で表すこと、具体的と同義で使われます。

「◯月から〇〇が◯月と比較して◯％売れています」これは、定量的な報告の例です。

 

すべてのタスクに定量的なゴールを持ちましょう。定量的なゴールがなければ、何が問題で、何が課題なのかを知ることができません。

仕事以外でも同じことが言えます。「モテるようになりたい」これは非常に定性的なゴールです。定量的にしましょう。「◯月までに、◯人から告白される」や、「〇月までに、〇〇さんと付き合う」といった具合で、明確化していきます。

それにより、次のフェーズ、実行へと移すことが簡単になります。

さらにストイックな弊社エンジニア講師は、目標数値と期日を、携帯の目覚ましアラームのタイトルに登録し、毎朝嫌でも目標が視える環境を作っていました。実際毎日視える化して、目標を意識し続けるのがポイントなのだとか。変態ですね。尊敬してます。

 

タスク管理メソッドその2：実行力

さて、目標や、やるべきことを明確にした後は、実行です。

ここでのポイントは5つ。

2-1タスクからToDoへ

タスクから、ToDoへ落とし込みましょう。では、そもそも「タスク」とはなんでしょうか。

タスクとは、「やるべきこと・やらなければいけないこと」です。先述の「目標・ゴール」をここでは、「タスク」として認識します。

では、「ToDo」とはなんでしょうか。

ToDoとは、「タスクを実行・完了するための詳細」です。ToDoを見ると、いつ・何をするべきなのか明確に分かる状態になることがポイントです。

例えば、「月に一度は外出する」というタスクがあるとします。これをToDoに落とし込むと、「◯月◯日に〇〇に出かける」となります。明確化することで、悩む時間を減らし、「あとはやるだけ」という状態に持っていきましょう。

 

2-2KGI/KDI/KPI（定量的に管理する）

ビジネスの場でよく聞くワードです。

KGIとは、「Key Goal Indicator」の略です。「重要目標達成指標」という意味です。最終的なゴールをKGIとしましょう。

KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、「KGIを達成するための中間目標」です。

KDIとは、「Key Do Indicator」の略で、かの有名な「鬼速PDCA」の著者、冨田和成氏の考案した指標で、「KPIを達成するためのToDo」が入ります。

例えば、KGIを「幸せな家庭を築く」とした場合、KPIに「娘に好かれる」ことが必要になるとします。KDIは「週二回は2歳の娘とお風呂に一緒に入る」や「月に一回外出する」といった具合で、どんどん噛み砕いて目標や、ToDoを立てることが大切です。

 

2-3無双タイム

無双タイムは、オリジナルの時間管理法です。

１日の中で、「◯時〜◯時まで」と決め、「無双タイム」としましょう。その時間は、すべての無駄を省いて集中し、業務効率化に努めましょう。

まずは、無駄なアプリの通知を全部オフにしましょう。PCで仕事をしていると、通知が来て集中を切られた経験ありませんか？

それをシャットアウトして、業務に集中する時間をとりましょう。自分の中でルールを作ってやることが大事です。

 

2-4タイムマネジメント3大原則

タイムマネジメント3大原則、「捨てる・入れ替える・圧縮する」を意識してスケジューリングしましょう。

まずは、「捨てる」為に、自分の業務内容の棚卸しをしましょう。無駄な業務はないか、今一度見直すことで、最も重要度の高いタスクを圧迫していた、他のタスクが捨てられるか判断できるようになります。判断基準として、「緊急度・重要度」で分類してみましょう。

そして、棚卸ししたタスクを先程の判断軸を元に、「入れ替え」てみましょう。優先順位を付け、スケジュールを立てます。

最後に、「圧縮」ですが、自分の見積もり時間内に本当にタスクが終わっているのか、終わらせることができるのかを、実際に計ってみましょう。

感覚的にスケジュールを立てると意外とズレていることが多いものです。時間のログを取って、自分がどのくらいのスピードで出来ているのか、もっと早く出来ないのか、を意識してみましょう。

圧縮のために、自分のルーティーンワークから見直してみましょう。

 

2-5自分ルールを作る

自分でタスクや、時間に関するルールを作りましょう。スケジュール管理でも、ルールを持つことで、実行力やMECEな管理ができるようになります。

例：会食に行く予定の場合
1.行く前の10分は店と人について、下調べをする
2.その人に対する質問を必ず◯個考えていく

などなど。自分ルールを持つことで、タスクから抜け漏れや、時間の短縮等につながります。