「はじめまして！」英語でビジネスメールを送ってみよう

みなさんはお仕事のメールを英語で送ったことがありますか？

電話よりもじっくり内容を考えることができるメールは、一見気軽なツールのように感じられますが、いざ書くとなると書き方がよくわからない！となりがちです。

そこで今回は、英語で初めてビジネスメールをやり取りするときの書き方とコツについてご紹介します。

初めてメールを送る時の書き方のコツ

件名の書き方

日本のメールでは「無題」でメールを送るようなケースもありますが、外国人の方宛てのものには必ず件名をつけるようにしましょう。

また、仕事関連のメールボックスにはさまざまな重要度のメールが並びますから、タイトルからある程度メールの内容が伝わるようにしておくと親切です。

・あいさつのメール：Greeting from～　例）Greeting from Japan（日本からご挨拶申し上げます）

・お礼のメール：Thank you for～　　例）Thank you for your booking（ご予約ありがとうございます）
→”booking”の部分を以下のように置き換えるとさまざまな場面で使えます。例：checking（ご確認）、attending（ご出席）、coming（ご足労）、joining（ご参加）など

・招待のメール：Invitation to～　　例）Invitation to birthday party（誕生日会のご招待）

・情報を共有するメール：Sharing ～　　例）Sharing meeting minutes（議事録のシェア）

・確認のメール：Confirmation for～　　例）Confirmation for Wednesday meeting（水曜日の会議についての確認）

相手の名前の書き方

日本語のメールと同様、本文の書き出しには相手の名前を記載します。

もともと仲のいい相手の場合は、みなさんも馴染みのある「Dear+名前（○○さんへ）」でいいのですが、初めての相手の場合は少しかしこまった表現にしておいた方が無難です。

“Dear + 敬称(Mr./Ms.) +姓(Last name)”

敬称＋姓で「○○様」という形にするようにしましょう！

本文の書き方

続いてはいよいよ本文です。

ここには、実際に連絡したい内容を書いていくことになるのでケースバイケースで英文を作成していく必要があるのですが、「はじめてのメール」のときに忘れてはならないのが、「簡単な自己紹介」と「メールした目的」です。

簡単な自己紹介

ダラダラと経歴まで書き連ねる必要はないものの、「○○（会社名や部署）の××です。」程度の情報は盛り込んでおくべきですね。

“My name is ＜名前＞ of ＜部署名＞ at ＜会社名＞.”

→日本語では「○○会社××部の△△です。」という言い方をすると思いますが、英語では上記のように順序が逆になりますので注意しましょう。

“My name is ＜名前＞, ＜役職＞ of ＜部署名＞ for ＜会社名＞. Our company is involved in ～.”

→自社の事業内容や自分の役職まで述べたい場合はこのようにすればOKです。”involved in～”には「～に従事する」という意味がありますので、２文目は「弊社は～に携わっております（従事しております）」といったニュアンスになります。

メールした目的

突然なぜメールするに至ったのか、簡単に説明します。

使いやすいフレーズをいくつかご紹介しておきましょう。

“I came across your website and found ～ very interesting.”

（貴社のウェブサイトを拝見いたしまして、～に大変興味を持ちました。）

“I’m very interested in your～.”

（貴社の～に大変興味を持っております。）

“〇〇 from ×× gave me your email address and recommended that I should contact you.”

（××社の○○様よりご連絡するよう勧められ、メールアドレスを教えていただきました。）

締めくくり

いきなり署名、で締めくくってもいいのですが、より丁寧なメールを心がけるのであれば、日本で言う「敬具」のような一言があると好印象です。

メールでよくある締めくくりをチェックしておきましょう！

・Thank You Again,（改めてお礼を申し上げます）

・Thank you for your continuous support,（引き続きよろしくお願いいたします）

５．署名
日本語のメールと同様、メールの最後には自分の所属や名前を記しておきましょう。

例）

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Kenta Yamada
Manager, Sales Department
ABC Manufacturing Co., Ltd.
123-4-5 Kita-Minami, Chuo-ku, Tokyo 123-4567
E-mail: ABC@manufacturing.com
Tel: 123-4567
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山田　健太
営業部マネージャー
ＡＢＣ工業
〒123-4567 東京都中央区北南123-4-5
メールアドレス：ABC@manufacturing.com
電話番号: 123-4567

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上記のように、署名には名前・役職・会社名・住所・メールアドレス・電話番号を最低限記載しておきたいですね。

このほか、公式ＨＰのＵＲＬや、ＦＡＸ番号も必要に応じて記載すれば良いでしょう。

英語で住所を書くときは、日本語と逆で番地から順番に書かなければなりませんので、気を付けましょう！