旅行中も、留学中も働くために！仕事の効率化を実現する21のアイデア

TABIPPOではリモートワークを奨励しており、留学中も仕事をしています。こんにちは、TABIPPO.NET編集長のルイスです。エンジニアになる旅（セブ島でのエンジニア留学）が35日目になりました。先週は、クレジットカードをハッキングされて、航空券を買われまくるという洗礼を受けました。

 

今回の留学期間は、4月3日から6月23日までの82日間です。留学中もTABIPPOでの仕事を一部持って来ることができたのは、TABIPPOが積極的にリモートワークを導入しているためです。

TABIPPOでは創業時から「旅するように働き生きる人を評価する制度」「旅するオフィス制度」が制定されていて（他の制度はこちら）、新しい働き方や生き方にチャレンジしています。

■旅するように働き生きる人を評価する制度

TABIPPOは、旅するように働いて旅するように生きているメンバーを評価すると決めています。もちろん、仕事で成果を出すことや、目標を達成すること、自分たちのやりたいことを実現して形にすることは大切です。でも、旅をしてなかったら、それはまた違うなーと、本気で思っています。仕事で成果を出すのは当たり前、それを旅するように働きながら実現をする。それがTABIPPOの社内では一番カッコいいと思われて、評価されていくような会社にしていきたいです。
■旅するオフィス制度

僕らには「毎日必ずオフィスに出社しないといけない」というルールはありません。旅するように働き、旅するように生きる、そんな働き方を実現していくために、メンバー各自が自分で毎日働く場所を選ぶことができます。これを僕らは「旅するオフィス」と呼んでいます。アイデアに行き詰まった時には、海沿いで潮風にあたりながら仕事をしても良いかも知れませんし、ちょっと集中してやりきらないといけないことがあればお気に入りのカフェに篭っても良いかもしれません。良い仕事をするために、自分で場所や環境を選んで働けるようになっていきたいなと思います。

 

我らながら、これらの制度を設定できたTABIPPOのことが大好きですが、リモートワーク実現のためには仕事を効率化し、成果を出すことが何より大切です。

そこで今回は仕事の効率化を実現する21のアイデアをご紹介します。そこまでして、仕事しなくても… という声が聞こえそうですが、「旅もする仕事もする」がTABIPPO流ですので、よければお付き合いくださいませ。

 

仕事の進め方

タスクはtodoになるまで分解する

ぼやっと書いてあり、内容がイメージできない仕事は取り掛かりにくいもの。そんな時は、タスクを分解してtodoになるまで整理すると最初の一歩を踏み出せるようになります。

 

繰り返し作業はマニュアルやフォーマットを作る

毎日、毎週、毎月繰り返す作業は、手順をマニュアル化して、繰り返し使えるフォーマットを用意しましょう。なお、後述の魔の時間に繰り返し作業はできれば取っておきます。

 

打ち合わせは必ず議題を事前に共有する、できれば宿題も

貴重な打ち合わせの時間を無駄にしないために、話したい議題や打ち合わせに参加するために必要な宿題（資料の読み込みやアイデア出しなど）を事前に共有しましょう。

 

根本的な要因、原因（ボトルネック）を探し続ける

結果に対する根本的な要因を「なぜ？」を問い続けることで探しましょう。「なぜ成果が出ないのか」→「時間がないから」→「なぜ時間がないから」→「朝起きるのが遅いから」→「なぜ朝起きるのが遅いのか」→「寝るのが遅いから」→「なぜ…」

 

SNSやメールの通知を切る

LINEやFacebookなどのSNSやSlack、Skypeなどのチャットツールなど、あらゆるサービスがプッシュ通知で何が起こったか教えてくれますが、すぐに確認すべき内容はほとんどありません。

本当に緊急の用事なら、合わせて電話がかかってくるでしょう。思い切って通知をOFFにして自分の時間を確保しましょう。

 

目標を毎日自分にプッシュ（セルフトーク）

実は1日1回朝7時だけ通知をGoogleカレンダーからの許可しています。Googleカレンダーのリマインダー機能を使って、3ヶ月後の目標をしつこく通知。

目覚ましと同時に目標を自分に通知することで、余分な業務をせずに大切なことに集中できるようになります。

 

すぐにやらないリストを作る（アイスボックス）

重要だけど緊急ではないことが、todoリストを埋めつくさないように、すぐにやらないことは別のリストを（アイスボックス）作って隔離しましょう。

 

よく使うフレーズは辞書登録

「おせ→お世話になっております」「よろ→よろしくお願い申し上げます。」「ごふ→ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。」など、よく使うフレーズは辞書登録していきましょう。

自分だけの辞書ができてくると、メールの返信があっという間にできるようになります。

 

ショートカットキーを使いこなす

毎日使うアプリは少しずつショートカットキーを覚えましょう。例えば、いまこの記事をPCで読んでいるあなた。Google Chromeを使っているなら、「Command + D（Mac）」「Ctrl + D（Windows）」で記事をお気に入りに登録できます。

参考：【厳選】本当に使える Google Chrome のショートカットキー17個まとめ。

 

時間管理

Googleカレンダーを使って作業時間を把握する

todoリストができたら、Googleカレンダーに登録します。どのぐらいの時間がかかりそうか、作業ごとの見積もりを考えながら、全体の仕事時間を細かく切り分けていきます。

作業をしてみて、見積もりとズレるたびにカレンダーを修正すると、1日が終わる頃にはそれぞれの作業でかかった時間がはっきりと分かります。

 

前日に翌日の予定を組む

todoの作成もカレンダーへの登録も前日までに終わらせましょう。当日は「次に何をしようか」と考える間も無く次々と予定をこなせることが理想です。

突発的な予定が入ってきたら、カレンダーを眺めながら残りの仕事時間をどう配分するか考え直します。

 

魔の時間を把握する

よくミスをする、なぜか集中できない。そんな魔の時間を見つけましょう。僕の場合は19時以降、特に午後に大きな仕事を終わらせた場合は危険です。魔の時間には重要な仕事や頭を使う仕事は入れずに、ルーティーンワークを行います。

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