仕事が遅い人はタスク管理が原因？エンジニア流最強メソッドで効率化！

タスク管理メソッドその3：ロジカルシンキング

エンジニアっぽい内容になってきました。「ロジカルシンキング/論理的思考」です。

仕事をする上で、非常に大切なスキルの１つです。文章を作る、人に説明する、資料を作成するといった様々な場面で役立つ「ロジカルシンキング」を鍛えましょう。

ロジック・ツリー

ロジック・ツリーは、問題の分析のために、ツリー構造で原因を掘り下げて考えるための思考ツールです。問題の本質の原因にたどり着くために、また、的確な解決策を生み出し、実行するために、使えるようになりましょう。

そこで、重要になるのが、問題に対して「なぜ・Why」を最低でも5回は繰り返す、ということです。

仕事、タスクには、必ずゴールがあります。先述のKGIです。KGIに対して適切な施策（KPI）がなければ、KGIの達成自体が危うくなります。

そのためにも、「ロジカルシンキング」を使って、タスクを適切な実行フェーズまで落とし込めるようになりましょう。

 

タスク管理メソッドその4：エンジニア流タスク管理法

タスク管理の上で重要になるのは、どうやって、ツールや、エクセル、メモなどでどう管理するかという部分です。

エンジニア流メソッドのポイントは5つ。

4-1アクセスしやすく

PCで作業する場合は、特にアクセスしやすくしましょう。

そこでオススメのタスク管理ツールは、「Wunder list」というアプリ。

ショートカットキーでタスクの入力画面を呼び出すことが出来るので、タスク登録漏れを防ぐことができ、タスクチェックも素早く行うことができます。

また、スマートフォンとの同期ができるので、PCを操作できない状況でも、同期してタスクを管理することができます。

 

4-2ToDoを登録

タスクとして登録するものは、定量的なToDoに落とし込んでから、登録しましょう。

例えば、「メール返信」を登録したい場合は、「◯日の◯時に◯件◯宛メール返信」くらいまで落とし込むことで、無駄な時間を省くことができます。

 

4-3優先順位で並べ替え

先程の「重要度・緊急度」という軸で、優先順位を決めて、タスクを並び替えしましょう。また、自分の特徴を知ることも大切で、「朝はクリエイティブな仕事が捗る」や、「昼過ぎは、ルーティーンワーク」など、自分を知り、その日の優先順位を付けて、効率化しましょう。

 

4-4アイスボックス

先述の「切り捨て」をしたタスクは、アイスボックスという場所（フォルダ）に凍結タスクとして登録しましょう。

切り捨てをしたタスクをいつまでも同じ画面に残しておくと、気が散りますし、タスクが多いように見え、気が滅入りませんか？

 

4-5なるほどリストを作成する

仕事上見聞きした「なるほど」や、「やりたい」と思った事に対しては、なるほどリストを作成し、そこにメモしましょう。

そうすることで、思いついたアイデアが流れることも減りますし、通常のタスクに干渉することなくアイデアを貯めることができます。

 

タスク管理メソッドその5：エンジニア流PC操作メソッド

こちらも、エンジニアらしい業務効率化のご紹介です。是非真似てみてください。

ポイントは4つ。

5-1トヨタの片付け（10秒ルール）

名書「トヨタの片付け」と同じように、PCの中も片付けるようにしましょう。

直近必要な書類、ツールなどにすぐに(10秒以内に)アクセス出来るようにしておくことで、無駄な時間を省けます。

 

5-2大画面・瞬時に切り替え・2秒で起動

例えば、ブラウザ上で業務を行う場合、エクセルなどのソフトで業務を行う場合などは、ウィンドウを最大にして集中できるようにしましょう。

複数のウィンドウを使用する場合も、ショートカットキー１つでウィンドウ間の移動ができるようにすることで、効率化できたり、業務のスムースさを実現できます。

おすすめは、「Spectacle」というアプリです。ショートカットキーでウィンドウサイズや、移動、画面分割ができるようになります。

また、PCの使い方で時間の短縮が出来ます。

Macの方は、純正のSpotlightや、「Alfred」というPC内の検索ツールを使って、アプリケーションやファイルにアクセスする癖をつけましょう。

また、立ち上げているアプリケーションの切り替えも、アプリケーションウィンドウのドラッグで変更するのではなく、「⌘+Tab(macの方)」でアプリケーションを切り替えましょう。

最初は慣れないかもしれませんが、慣れると爆速なので、是非試してください。

 

5-3コピペツールを使いこなす

複数の内容をコピーして貼り付ける作業は、コピペツールを有効活用することで、ストレスを軽減できます。

また、スニペット機能を活用し、メール返信などのルーティーンワークを効率化することができます。

macユーザーにオススメのコピペツール Clipy

Windowsユーザーにオススメのコピペツール Clibor

 

5-4神のテキストエディタ「Sublime text」を使いこなす

エンジニアがコーディングする時によく使うテキストエディタです。

よく使う機能として、単語の一発変換・置換、option長押しで複数行の編集を同時に行なうなど、使い始めると普通のメモアプリには戻れなくなります。

また、様々なカスタマイズができるので、是非ダウンロードしてカスタマイズし、自分仕様のSublime textを使いこなしましょう！

sublime textのダウンロードはこちらから

 

まとめ

以上が、エンジニア流タスク管理最強メソッドです。

いかがでしたか？

「結果は変えられない、行動は変えられる」

ということで、さっそく目標を具体化して、携帯のアラームのタイトルに目標をセットし、メッセージ通知を切りましょう。

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